Что такое закрытая групповая зарубежная поездка? Руководство для школ, компаний и дружеских коллективов

Зарубежные поездки не всегда означают участие в готовых турпрограммах. Если путешествие планируется для школы, компании, ассоциации, профессиональной группы или большой компании друзей, то более подходящим вариантом может стать индивидуальная зарубежная турпрограмма, разработанная с учетом ожиданий группы. Такие организации, где программа планируется специально для группы — от перелетов и проживания до трансферов из аэропорта и экскурсий с гидом, — обычно называются закрытыми групповыми турами за границу.

Что же такое закрытый групповой тур, для кого он подходит и как организуется?

Компания Tuesway Travel в этом руководстве собрала ответы на самые распространенные вопросы о путешествиях закрытых групп.

Что такое закрытый групповой тур за границу?

Закрытый групповой тур — это выезд за границу заранее сформированной группы по специально подготовленной для нее программе без включения других участников. В классических пакетных турах могут участвовать гости из разных городов, которые друг друга не знают. В организации закрытой группы все участники либо знакомы между собой, либо принадлежат к одной организации, профессии или сообществу. Программа формируется исходя из этого. Направление, даты поездки, время вылета, категория отеля, городские экскурсии, услуги гида, трансферы и дополнительные активности могут быть спланированы с учетом потребностей группы.

Для кого подходят закрытые групповые туры?

Путешествия закрытых групп организуются не только для компаний. Специальные зарубежные программы могут создаваться для школ и образовательных учреждений, компаний, профессиональных палат, ассоциаций, групп врачей и медицинских работников, педагогов, спортивных клубов, групп друзей и семейных сообществ. Главное отличие заключается в том, что вместо подстраивания под готовую программу программа создается с учетом потребностей группы.

Групповые туры за границу для школ

При организации поездок для школ и образовательных учреждений важно правильно планировать не только туристическую, но и операционную составляющую. В студенческих группах множество деталей приобретают особое значение: от времени вылета и расположения отеля до трансферов и услуг гида. В зависимости от содержания программы могут быть совмещены культурные экскурсии, посещение музеев, университетов, образовательные программы и городские туры. Для групп, состоящих из учителей и школьных администраторов, могут быть разработаны отдельные программы с акцентом на культуру и экскурсии.

Организация групповых выездов за границу для компаний

Потребности компаний в зарубежных поездках могут существенно отличаться от классических туристических программ.

Могут быть полностью адаптированы под компанию поездки для посещения дилеров, мотивационные поездки сотрудников, incentive-программы, встречи, визиты на выставки и корпоративные мероприятия. В таких программах важен не только выбор направления; необходимо обеспечить согласованность координации перелетов, транспортных средств для трансфера, выбора отеля, переговорных помещений, бронирования ресторанов и операционных процессов внутри города. Цель состоит не просто в организации зарубежного тура, а в максимально возможном снижении организационной нагрузки на компанию.

Профессиональные группы, ассоциации и сообщества

Совместное путешествие людей одной профессии является одним из лучших применений организации закрытых групп. Могут быть созданы как поездки для участия в конференциях и мероприятиях, так и полностью туристические программы для врачей, инженеров, учителей и представителей других профессий. Для ассоциаций, палат и различных сообществ также могут быть разработаны зарубежные программы, соответствующие бюджету и ожиданиям группы.

Индивидуальные туры за границу для групп друзей

Планирование поездки с большой компанией друзей сначала кажется очень веселым занятием. Однако когда вы начинаете одновременно организовывать авиабилеты, отели, трансферы и программу экскурсий для 15, 20 или 30 человек, процесс быстро становится сложным. В рамках организации закрытой группы основные компоненты поездки могут быть объединены в единую программу. Например, если группа предпочитает больше свободного времени, городские экскурсии можно сократить. Если на первом плане ночная жизнь или гастрономия, рестораны и активности будут выбраны соответственно. Короче говоря, группа не подстраивается под готовую программу, а программа адаптируется под группу.

Как планируется закрытый групповой тур?

Первым шагом хорошей групповой организации является не выбор отеля или авиарейса. Прежде всего необходимо точно определить потребности группы.

Для этого изначально уточняются следующие данные:

• Примерное количество участников

• Планируемые даты поездки

• Город вылета

• Страна или города, куда хочется поехать

• Примерный бюджет на человека

• Предпочитаемая категория отеля

• Цель поездки

• Визовый статус

• Запрашиваемые экскурсии и специальные активности

На основе этой информации можно спланировать транспорт, проживание и операционные процессы внутри направления как единое целое.

Каковы преимущества закрытого группового тура?

Самое важное преимущество — гибкость. При покупке готового тура вы должны подстроиться под его программу. В случае с закрытой группой важные части поездки могут быть сформированы с учетом ожиданий группы. Другим важным преимуществом является удобство организации. Особенно в больших группах централизованное управление процессом вместо того, чтобы каждый участник отдельно организовывал авиабилеты, отель, трансфер и активность, обеспечивает значительное облегчение. В зависимости от размера группы, направления и периода поездки могут возникнуть преимущества и в ценообразовании для группы.

Как управляется визовый процесс в закрытых групповых турах?

При поездках в страны Шенгенской зоны визовые процессы для участников, имеющих паспорта темно-синего образца, являются важной частью организации. Одна из главных проблем в больших группах — начало визового процесса каждым участником в разное время. Поэтому после определения даты поездки важно как можно раньше проверить паспортные и визовые данные всех членов группы. Компания Tuesway Travel при необходимости может включить в организацию поездки консультирование членов группы по вопросам получения визы. Хотя окончательное решение по визе остается за соответствующим консульством или уполномоченными органами, организованное и плановое продвижение процесса в группе является важным преимуществом для организации.

Как определяется цена в групповых турах?

В закрытых групповых турах нет стандартной единой цены. Основными факторами, влияющими на цену, являются количество участников, дата поездки, варианты перелета, направление, категория отеля, продолжительность проживания, трансферы, услуги гида и включенные в программу активности. Например, стоимость транспорта и аренды авто на человека может различаться для группы из 15 человек и группы из 40 человек. Поэтому в зарубежных поездках закрытых групп сначала определяются потребности, а затем формируется индивидуальное ценовое предложение для группы.

Индивидуальная зарубежная программа для вашей группы с Tuesway Travel

Компания Tuesway Travel, помимо готовых турпрограмм, также планирует индивидуальные организации зарубежных поездок для групп. Изучив цель поездки вашей группы, количество участников, бюджет и ожидания, мы создадим для вас специальную программу. Мы можем спланировать различные этапы поездки в одном месте: от вариантов перелета и проживания до трансферов из аэропорта, профессиональных услуг гида, городских экскурсий, организации ресторанов и активностей, а при необходимости — консультирования по визовым вопросам. Независимо от того, едете ли вы со школой или группой учителей, в рамках корпоративной организации, профессионального сообщества или с друзьями, мы можем создать программу, соответствующую потребностям вашей группы.

У вас есть группа, но маршрут еще не определен?

Это тоже не проблема. Достаточно сообщить нам количество человек, примерную дату поездки, город вылета и предполагаемый бюджет на человека. Вместе мы сможем оценить альтернативные направления, подходящие структуре и ожиданиям вашей группы, а затем спланировать вашу поездку от начала до конца.

Вместо того чтобы присоединяться к готовому туру в составе группы, подготовьте свою поездку специально для вашей группы.

Tuesway Travel — маршрут, планирование и операции для вашей группы в одном месте.